Bezpłatna wysyłka sprawozdania finansowego do RDF. Instrukcja krok po kroku
Wygenerowanie prawidłowego pliku XML to dopiero połowa sukcesu. Teraz czas na wielki finał, czyli wysyłkę dokumentów do państwowego systemu. Służy do tego mianowicie system RDF, czyli Repozytorium Dokumentów Finansowych. Cały ten proces pozostaje całkowicie darmowy, ale rządowy system bywa czasami kapryśny. W konsekwencji brak precyzji przy wgrywaniu załączników często generuje błędy.
Na szczęście rzetelna instrukcja pozwala ominąć wszystkie techniczne pułapki urzędowe. Rozwiejmy zatem wszelkie wątpliwości i przejdźmy przez tę procedurę krok po kroku! Przede wszystkim wszystkie kluczowe ramy prawne i obowiązki sprawozdawcze nakłada Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
Uwaga, pilne! Wielki wyjątek dla podmiotów typu SP ZOZ
Zanim klikniesz cokolwiek w oknie przeglądarki, ustalmy jedną kluczową rzecz. Czy składasz roczne dokumenty dla Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej (SP ZOZ)?
- Jeśli TAK: Zakładka RDF nie jest mianowicie dla Ciebie! SP ZOZ nie figuruje w rejestrze przedsiębiorców, więc system automatycznie wyrzuci błąd struktury. Musisz zatem złożyć dokumenty przez inną zakładkę na tej samej stronie głównej, czyli przez e-formularze KRS.
- Jeśli reprezentujesz spółkę handlową lub fundację z działalnością gospodarczą: Śmiało czytaj dalej, ponieważ moduł RDF stworzono właśnie dla Twojego biznesu.
Przygotowanie: Co musisz mieć, zanim zaczniesz klikać?
Przed uruchomieniem procedury wysyłki przygotuj mianowicie niezbędne narzędzia cyfrowe. Dlatego też przed startem musisz posiadać:
- Aktywne konto w systemie PRS (Portal Rejestrów Sądowych), które może założyć każda osoba fizyczna.
- Ważny podpis elektroniczny (Profil Zaufany, podpis kwalifikowany lub podpis osobisty). Bez niego nie założysz konta ani nie wyślesz bezpiecznie zgłoszenia.
Pamiętaj jednocześnie o wadze swoich plików, ponieważ system narzuca sztywne limity techniczne. Pojedynczy plik XML (podpisany lub nie) może mieć maksymalnie 5 MB. Wszystkie załączniki w jednym zgłoszeniu nie mogą razem przekroczyć granicy 35 MB.
Pro-tip: Zrób „test na sucho” przed ostatecznym zatwierdzeniem! Najlepszym sposobem na sprawdzenie pliku XML pod kątem błędów technicznych jest zrobienie testowego zgłoszenia roboczego w RDF. Jeśli system wykryje błąd (np. złą strukturę lub niezgodność dat), od razu wyświetli czerwony komunikat na górze ekranu. Gdy test przejdzie pomyślnie, po prostu usuwasz zgłoszenie robocze. W rezultacie zyskujesz pewność, że oficjalna wysyłka pójdzie jak z płatka.
Wysyłka do RDF w 4 prostych krokach
Wchodzisz bezpośrednio na oficjalną stronę rządową prs.ms.gov.pl. Logujesz się na swoje konto i wybierasz zakładkę Krajowy Rejestr Sądowy, a następnie przechodzisz do sekcji Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych. Klikasz mianowicie przycisk „Przygotowanie i składanie zgłoszeń”. Oto co dzieje się dalej:
Krok 1: Rejestracja nowego zgłoszenia (Kto składa?)
Na ekranie zobaczysz pole do wpisania numeru KRS swojej firmy. Wpisz go uważnie i kliknij przycisk „Wyszukaj”. System automatycznie pobierze zatem dane z centralnej bazy. Na ekranie wyświetli się pełna nazwa Twojej firmy, lista osób uprawnionych do reprezentacji oraz historia dokumentów złożonych od 2015 roku. Jeśli wszystko się zgadza, klikasz przycisk „Następny krok 2/4”.
Krok 2: Określenie szczegółów i dodawanie dokumentów (Co składasz?)
Z rozwijanej listy wybierz odpowiedni Rodzaj zgłoszenia. Menu dostosowuje się mianowicie do Twojej formy prawnej (np. składanie rocznego sprawozdania). Możesz też wpisać swoją własną nazwę roboczą, aby łatwiej odnaleźć dokument w systemie. Następnie wpisz okres (od-do), za jaki składasz dokumenty i kliknij „Zapisz zmiany”.
Kliknij teraz przycisk „Dodaj dokument”. Otworzy się nowe okno, gdzie musisz wpisać datę sporządzenia sprawozdania.
Uwaga! Data ta musi być w 100% identyczna z datą wpisaną wewnątrz pliku XML przez program księgowy.
Z listy wybierz typ dokumentu (np. roczne sprawozdanie finansowe) i za pomocą przycisku „Plik dokumentu” wgraj swój plik XML z dysku.
W rezultacie pamiętaj o ważnym haczyku przy podpisach zewnętrznych. Jeśli sprawozdanie podpisywano na zewnątrz (poza programem księgowym) i podpis zapisał się w osobnym pliku, dodajesz go w polu „Plik zawierający oddzielny podpis”. Jeśli podpisów zewnętrznych jest kilka, wgrywasz je po kolei wszystkie.
Krok 3: Oświadczenia i dokumenty powiązane
W tym kroku system poprosi Cię o złożenie ewentualnych dodatkowych oświadczeń. Musisz dorzucić mianowicie dokumenty towarzyszące, takie jak uchwały o podziale zysku, sprawozdanie z działalności czy sprawozdanie z badania biegłego rewidenta. Wszystko dodajesz analogicznie jak sprawozdanie finansowe, po czym klikasz „Zapisz”.
Krok 4: Podpisywanie i wielki finał (Wysyłka)
Po kliknięciu „Zapisz” system w tle przeprowadzi ekspresowy test struktury XML, zgodności numerów KRS, dat oraz poprawności podpisów.
- Jeśli pojawi się błąd: Zobaczysz jasny, czerwony komunikat na górze ekranu. Jeśli nie wiesz, jak go naprawić, wyślij maila do wsparcia technicznego.
- Gdy wszystko świeci się na zielono: Osoby uprawnione do reprezentacji (np. członkowie zarządu) podpisują całe zgłoszenie elektronicznie.
Po złożeniu podpisów klikasz ostatecznie przycisk „Wyślij”. W rezultacie zgłoszenie automatycznie trafia do rządowego repozytorium (RDF). Gotowe! Możesz odetchnąć z ulgą.
Spokojna głowa z profesjonalnym wsparciem podatkowym
Przejście przez ministerialne portale i prawidłowe parowanie podpisów elektronicznych bywa stresujące. W lubelskim Biurze Rachunkowym PIKIF zdejmujemy z barków zarządów spółek cały ten techniczny ciężar. Przeprowadzamy testy poprawności plików XML, kompletujemy załączniki i nadzorujemy proces wysyłki do RDF. Przede wszystkim gwarantujemy pełną poprawność danych i terminowość.
Podsumowanie
Bezpłatna wysyłka sprawozdania do RDF to ostatni etap rocznych rozliczeń spółki. Dokładne sprawdzenie dat oraz wielkości plików przed wysyłką chroni Cię przed odrzuceniem zgłoszenia. Całą tę procedurę techniczno-prawną reguluje bezpośrednio Ustawa o rachunkowości, ponieważ terminowe dopełnienie obowiązków sprawozdawczych zapewnia stabilność Twojego biznesu.
