Umowa zlecenia z uczniem do 26 lat. Kiedy ZUS może zakwestionować brak składek?
Zatrudnianie uczniów oraz studentów, którzy nie ukończyli 26. roku życia, na podstawie umowy zlecenia to niezwykle popularne i opłacalne rozwiązanie dla wielu firm. Zgodnie z wytycznymi, które zawiera art. 6 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, takie osoby nie podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. W praktyce znaczy to mianowicie, że firma nie odprowadza od ich wynagrodzenia składek ZUS. Oznacza to, że młody pracownik zyskuje wyższą kwotę „na rękę”, a pracodawca ponosi znacznie niższe koszty zatrudnienia.
Okazuje się jednak, że samo posiadanie statusu ucznia na papierze nie zawsze wystarcza. Zakład Ubezpieczeń Społecznych coraz dokładniej weryfikuje, czy dany zleceniobiorca faktycznie realizuje obowiązek szkolny. Na co trzeba zatem uważać, aby uniknąć gigantycznych kar? Na szczęście dokładna analiza przepisów pozwala firmom na skuteczną ochronę przed urzędnikami.
Samo zaświadczenie ze szkoły to za mało – kluczowa jest frekwencja
W kadrach wielu firm funkcjonuje błędne przekonanie, że dostarczenie przez zleceniobiorcę ważnej legitymacji lub zaświadczenia o przyjęciu do szkoły ostatecznie zamyka temat. Pracodawcy myślą mianowicie, że taki dokument w pełni chroni płatnika składek. Najnowsze interpretacje ZUS pokazują jednak wyraźnie, że organ rentowy idzie o krok dalej.
Jeśli ZUS podczas kontroli ustali, że uczeń posiadał rażąco niską frekwencję na zajęciach, nie podszedł do egzaminów i w efekcie dyrekcja skreśliła go z listy słuchaczy, kontrolerzy mogą podważyć całą umowę. Urzędnicy uznają wtedy, że status ucznia miał charakter wyłącznie pozorny. Formalne widnienie w dokumentacji danej szkoły nie jest wystarczające, jeśli z całokształtu okoliczności wynika, że dana osoba nie miała w ogóle zamiaru się uczyć. W rezultacie zapisanie się do placówki służyło jedynie uniknięciu płacenia składek.
Przy takiej sytuacji ZUS ma pełne prawo uznać, że zleceniobiorca nie posiadał statusu ucznia w okresach pomiędzy zjazdami, na których opuścił zajęcia. W konsekwencji inspektorzy nakażą pracodawcy objęcie pracownika obowiązkowymi ubezpieczeniami oraz zapłatę zaległych składek wraz z odsetkami. Bez wątpienia generuje to olbrzymie koszty dla firmy.
Stanowisko ZUS: Kiedy uczeń staje się pełnoprawnym zleceniobiorcą?
Doskonałym przykładem tak restrykcyjnego podejścia jest oficjalna decyzja Oddziału ZUS w Gdańsku z dnia 30 stycznia 2026 r.
Urzędnicy zbadali sprawę przedsiębiorcy, który planował zawrzeć umowę zlecenia z 22-latkiem. Przedstawione przez kandydata zaświadczenie ze szkoły policealnej potwierdzało wprawdzie status słuchacza, jednak z tego samego dokumentu wynikała też zerowa frekwencja w niektórych miesiącach. Chociaż formalnie szkoła jeszcze nie skreśliła ucznia, ZUS uznał całą sytuację za fikcję. Inspektorzy orzekli mianowicie, że w świetle prawa ubezpieczeń społecznych brak obecności na zajęciach odbiera prawo do ulgi. W konsekwencji ten konkretny przedsiębiorca musiał ostatecznie naliczać i odprowadzać składki na ogólnych zasadach.
Granica 26 lat i zasada ciągłości
Warto przypomnieć, że zwolnienie ze składek dla uczniów i studentów działa wyłącznie do dnia ukończenia przez nich 26. roku życia. Dzień 26. urodzin stanowi mianowicie pierwszy moment, od którego firma musi w pełni oskładkować umowę zlecenia.
Nauka w szkole średniej oficjalnie wygasa z dniem 31 sierpnia danego roku, jeśli absolwent nie kontynuuje jej na studiach wyższych. Przypadek studentów wygląda nieco inaczej, ponieważ ich status trwa do dnia obrony pracy dyplomowej lub do momentu skreślenia z listy przez uczelnię. Zatem działy kadr muszą skrupulatnie pilnować tych kluczowych dat.
Jak zabezpieczyć interesy firmy?
Dynamiczne podejście ZUS do weryfikacji statusu uczniów rodzi spore ryzyko finansowe dla przedsiębiorców. W procedurach rozliczeniowych naszego lubelskiego Biura Rachunkowego PIKIF zawsze rekomendujemy klientom, aby nie ograniczali się wyłącznie do jednorazowego odebrania oświadczenia od młodego pracownika na początku roku.
Dobrym rozwiązaniem jest wprowadzenie do umów lub wewnętrznych kwestionariuszy zapisów zobowiązujących zleceniobiorcę do niezwłocznego informowania o skreśleniu z listy uczniów. Jednocześnie musisz regularnie (na przykład co semestr) weryfikować aktualność zaświadczeń o statusie słuchacza. Szczególną ostrożność należy zachować mianowicie przy współpracy z osobami uczęszczającymi do szkół zaocznych i policealnych.
Podsumowanie
Zatrudnianie osób do 26. roku życia to bez wątpienia świetny sposób na optymalizację kosztów, ale wymaga ono stałego trzymania ręki na pulsie. Pozorne zapisanie się do szkoły tylko w celu uniknięcia ZUS jest przez urzędników łatwo wykrywane podczas kontroli frekwencji. W rezultacie finansowe konsekwencje takiego błędu zawsze spadają na barki pracodawcy jako płatnika składek. Bezpośrednio na straży tych terminów stoi Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, w konsekwencji rzetelna weryfikacja frekwencji chroni Twoją firmę przed kosztownymi sporami prawnymi.
