Jakie dokumenty należy złożyć do KRS i w jakiej formie je przekazać?
Zatwierdzenie roku obrotowego w firmie nieodłącznie wiąże się z obowiązkiem raportowania. Katalog dokumentów, które podlegają obowiązkowemu złożeniu do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), precyzyjnie wymienia art. 69 ustawy o rachunkowości. W konsekwencji przedsiębiorcy muszą pamiętać, że kluczowe staje się nie tylko samo skompletowanie pism. Ogromne znaczenie ma mianowicie również właściwy format techniczny przesyłanych plików.
Niedopasowanie odpowiedniego rozszerzenia lub brak właściwego podpisu elektronicznego to najczęstszy powód odrzucenia wniosku przez system. Na szczęście rzetelne przygotowanie dokumentów pozwala na szybkie i bezproblemowe przejście przez całą procedurę e-sprawozdawczości. Poniżej przedstawiamy zatem szczegółowy przewodnik po wymaganych formach dokumentów dla spółek rejestrowych oraz podmiotów składających raporty bezpośrednio do Szefa KAS. Przede wszystkim wszystkie kluczowe ramy prawne i obowiązki nakłada Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
1. Format XML – Pełna struktura ustrukturyzowana (XSD)
Najważniejsze, rdzenne dokumenty finansowe firmy wymagają zachowania ścisłej struktury elektronicznej. W tym przypadku zwykły plik tekstowy czy PDF nie zostaną mianowicie przyjęte przez ministerialny system. W rezultacie w postaci elektronicznej ustrukturyzowanej (format XML zgodny z regułami schematu XSD) musisz sporządzić:
- Roczne sprawozdanie finansowe (bilans, rachunek zysków i strat oraz informacje dodatkowe).
- Roczne skonsolidowane sprawozdanie finansowe grupy kapitałowej.
2. Format PDF z podpisem kwalifikowanym biegłego rewidenta
W przypadku zewnętrznych weryfikacji i sprawozdań z audytu ustawodawca dopuszcza formę nieustrukturyzowaną. Nakłada jednak bezwzględny wymóg podpisu kwalifikowanego samego audytora. Dlatego też w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej jako plik PDF podpisany podpisem kwalifikowanym biegłego rewidenta składasz:
- Sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego, o ile dana jednostka podlegała obowiązkowemu audytowi.
- Sprawozdanie z atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju, co dotyczy mianowicie podmiotów określonych w art. 63r ust. 1 ustawy o rachunkowości.
3. Format PDF z podpisem elektronicznym
Dla specyficznych raportów związanych z sektorem publicznym przewidziano standardowy format elektroniczny z podpisem ePUAP lub profilem zaufanym. Jednocześnie w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej (plik PDF) należy przekazać:
- Sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej.
- Skonsolidowane sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej.
Obowiązek ten dotyczy mianowicie jednostek jednoznacznie określonych w art. 63f ust. 1 lub art. 63g ust. 1 ustawy o rachunkowości.
4. Elektroniczna kopia dokumentu papierowego (Skan z poświadczeniem)
Uchwały organów decyzyjnych oraz roczne podsumowania działalności bardzo często fizycznie powstają i wspólnicy podpisują je tradycyjnie na papierze. Przepisy pozwalają zatem na ich złożenie w formie elektronicznej kopii dokumentu papierowego, czyli jako czytelny skan. W konsekwencji kierownik jednostki musi poświadczyć taki plik swoim podpisem elektronicznym. Zasada ta dotyczy mianowicie następujących pism:
- Odpisu uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty.
- Sprawozdania z działalności w przypadku jednostek określonych w art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
5. Odmowy i oświadczenia – Postać elektroniczna lub zwykły skan
Podczas zamykania roku obrotowego mogą pojawić się sytuacje wyjątkowe lub sporne. Dzieje się tak mianowicie wtedy, gdy członek zarządu nie zgadza się na podpisanie dokumentów finansowych. Ustawodawca przewidział w rezultacie dla takich okoliczności najbardziej elastyczną formę. W postaci elektronicznej lub jako elektroniczną kopię dokumentu papierowego (zwykły skan) możesz złożyć:
- Odmowę podpisu sprawozdania.
- Oświadczenie, że sprawozdanie spełnia wymogi określone w ustawie o rachunkowości.
- Odmowę złożenia oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymogi ustawowe.
Spokój i pewność podczas e-sprawozdawczości z profesjonalnym wsparciem
Generowanie prawidłowych struktur plików XML oraz weryfikacja podpisów elektronicznych to skomplikowany proces techniczny. Błędy w formatach dokumentów skutkują zatem wezwaniami do poprawek i niepotrzebnym stresem dla zarządu spółki.
W lubelskim Biurze Rachunkowym PIKIF bierzemy na siebie pełną odpowiedzialność za prawidłowe przygotowanie i sformatowanie wszystkich dokumentów sprawozdawczych Twojej firmy. Przede wszystkim dbamy o to, by każda uchwała, oświadczenie i struktura XML były w 100% zgodne z przepisami ustawy o rachunkowości. Powierzając nam obsługę księgową, zyskujesz gwarancję, że roczne obowiązki wobec KRS i Szefa KAS dopełnisz terminowo, sprawnie i całkowicie bezbłędnie. Całą tę procedurę kontroluje bezpośrednio Ustawa o rachunkowości, ponieważ bezpieczna e-sprawozdawczość stanowi fundament nowoczesnego biznesu.
