Jak poprawić błędne dane na fakturze w erze KSeF? Nowe zasady robienia korekt
Błędy na fakturach zdarzają się nawet w najbardziej poukładanych firmach. Pomyłka w nazwie nabywcy, literówka w adresie czy błędna kwota to niewątpliwie codzienność wielu przedsiębiorców. Choć cel wystawienia faktury korygującej od lat pozostaje ten sam, czyli doprowadzenie dokumentu do stanu zgodnego z rzeczywistością, to wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) całkowicie zmienia zasady gry. W konsekwencji system modyfikuje techniczną i prawną stronę całego procesu.
Tradycyjne noty korygujące odchodzą już na zawsze w przeszłość. Jak teraz wygląda procedura poprawiania błędów w strukturze e-Faktury? Na szczęście przepisy jasno określają nowe zasady postępowania. Wszystkie kluczowe ramy prawne nakłada bezpośrednio Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
Tylko faktura korygująca – koniec z notami
Najważniejsza zmiana dotyczy przede wszystkim dokumentu, jakim przedsiębiorca naprawia błąd. W systemie KSeF wszelkie zmiany danych, zwroty towarów, obniżki cen, ale też zwykłe pomyłki w danych sprzedawcy lub nabywcy wymagają wystawienia faktury korygującej. Chodzi tutaj mianowicie o błędy w imieniu, nazwisku, nazwie, adresie czy numerze NIP.
Co ważne, faktura korygująca w KSeF posiada postać ustrukturyzowaną (format XML). Oznacza to, że po przesłaniu jej do systemu użytkownik nie może jej już w żaden sposób edytować. W rezultacie jedyną drogą naprawienia błędu popełnionego w samej korekcie jest wystawienie kolejnej faktury korygującej. Bez wątpenia wymaga to od przedsiębiorców ogromnej koncentracji, ponieważ system nie wybacza pośpiechu.
Co musi zawierać e-faktura korygująca?
Zgodnie z zasadami, które zawiera art. 106j ust. 2 ustawy o VAT, prawidłowo przygotowana faktura korygująca w systemie KSeF musi zawierać między innymi:
- wyraz „FAKTURA KORYGUJĄCA” lub „KOREKTA”,
- kolejny numer oraz datę jej wystawienia,
- numer identyfikujący w KSeF fakturę pierwotną (z wyjątkiem faktur, dla których system takiego numeru nie nadał),
- dane zawarte w fakturze pierwotnej (wskazane w art. 106e ust. 1 pkt 1–5 ustawy o VAT, mianowicie dane stron i NIP),
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą,
- jasną przyczynę korekty,
- prawidłową treść korygowanych pozycji lub kwoty korekty.
Jak poprawić całkowicie błędnego nabywcę?
Szczególnym przypadkiem, który budzi wiele wątpliwości, jest sytuacja, w której wystawca skieruje fakturę na zupełnie inny podmiot. Chodzi o firmę, która w rzeczywistości nie była stroną transakcji. W konsekwencji naprawienie błędu w KSeF wymaga dwuetapowego działania:
- Krok pierwszy (Zerowanie): Wystawiasz fakturę korygującą „do zera”, która zeruje pozycje i kwoty, podając numer KSeF błędnej faktury pierwotnej.
- Krok drugi (Nowy dokument): Następnie wystawiasz zupełnie nową, odrębną fakturę z poprawnymi danymi właściwego kontrahenta.
Przedsiębiorca nie może w tym przypadku stosować półśrodków. Błędny podmiot musi zatem zniknąć z transakcji poprzez korektę zerującą.
KSeF a plik JPK_VAT
Wystawienie faktury korygującej w KSeF rodzi automatyczne konsekwencje w raportowaniu. Na podstawie art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, podatnicy mają obowiązek prowadzić ewidencję pozwalającą na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie pliku JPK_VAT. Urząd skarbowy dokładnie weryfikuje ten dokument i wymaga stuprocentowej spójności z systemem KSeF.
Właśnie dlatego w strukturze księgowej naszego lubelskiego Biura Rachunkowego PIKIF kładziemy ogromny nacisk na to, aby każda e-faktura korygująca posiadała poprawnie przypisany i wygenerowany numer identyfikacyjny KSeF faktury pierwotnej. Brak tego powiązania uniemożliwia prawidłowe przetworzenie danych. W rezultacie systemy analityczne urzędów skarbowych natychmiast wychwytują błędy w plikach JPK_VAT i generują wezwania do wyjaśnień.
Podsumowanie
Elektroniczny obieg dokumentów i system KSeF nie eliminują ludzkich pomyłek, ale sprawiają, że ich poprawianie wymaga znacznie większej dyscypliny. Kluczem do bezpiecznego fakturowania jest pamiętanie o zasadzie, że każda, nawet najmniejsza zmiana danych adresowych czy formalnych w KSeF, musi przejść przez oficjalną strukturę faktury korygującej powiązanej z dokumentem pierwotnym. Cały ten proces ściśle reguluje mianowicie Ustawa o podatku od towarów i usług.
