Choroba na urlopie. Co dzieje się z wypoczynkiem pracownika i jak rozliczyć świadczenia?
Sezon urlopowy w firmach trwa w najlepsze, a wraz z nim powraca jeden z klasycznych problemów, z jakimi mierzą się działy kadr i płac. Chodzi o nagłą chorobę pracownika w trakcie zaplanowanego wypoczynku. Dla zatrudnionego to z pewnością spore rozczarowanie. Natomiast dla pracodawcy oznacza to konieczność natychmiastowej zmiany kwalifikacji nieobecności w dokumentach oraz prawidłowego rozliczenia świadczeń chorobowych.
Co dzieje się z urlopem w momencie, gdy lekarz wystawi e-ZLA? Kiedy pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe, a kiedy zasiłek? W konsekwencji warto dokładnie przeanalizować obowiązujące reguły, ponieważ niewiedza prowadzi do poważnych błędów w listach płac. Wszystkie kluczowe ramy prawne w tym zakresie nakłada bezpośrednio Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
Niezdolność do pracy przerywa urlop z mocy prawa
Z perspektywy Kodeksu pracy sprawa jest jednoznaczna, chociaż wielu pracowników wciąż o tym nie wie. Jeżeli pracownik w trakcie trwania urlopu wypoczynkowego stanie się niezdolny do pracy z powodu choroby, urlop ten ulega automatycznemu przerwaniu. Stan zdrowia dokumentuje mianowicie odpowiednie zaświadczenie lekarskie.
W rezultacie pracodawca musi wykonać następujące obowiązki:
- skasować dni urlopowe przypadające na czas trwania zwolnienia lekarskiego,
- udzielić niewykorzystanej części urlopu w terminie późniejszym (w porozumieniu z pracownikiem).
Pracownik nie traci zatem swoich dni wolnych. Wrócą one bezpośrednio na jego konto urlopowe, a sam zatrudniony wykorzysta je w innym czasie. Co istotne, zasada ta dotyczy również pobytu w szpitalu z powodu choroby zakaźnej.
Najpierw wynagrodzenie, potem zasiłek – zasady wypłaty
Za czas niezdolności do pracy z powodu choroby trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia chorobowego. Dla osób, które ukończyły 50. rok życia, okres ten wynosi mianowicie 14 dni. Wynagrodzenie to wynosi standardowo co najmniej 80% pensji. Przede wszystkim pracownik otrzyma 100% w ściśle określonych przypadkach, takich jak choroba w czasie ciąży czy wypadek w drodze do pracy.
Dopiero od 34. dnia (lub odpowiednio 15. dnia dla osób powyżej 50. roku życia) niezdolności do pracy w roku kalendarzowym pracownikowi zaczyna przysługiwać zasiłek chorobowy. W konsekwencji ten rodzaj świadczenia finansuje już bezpośrednio Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).
Kiedy prawo do chorobowego nie przysługuje?
Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa wymienia tak zwane negatywne przesłanki. W tych sytuacjach księgowość nie naliczy świadczenia chorobowego. Pracownik nie otrzyma pieniędzy między innymi za okresy niezdolności przypadające na czas:
- urlopu bezpłatnego,
- urlopu wychowawczego,
- tymczasowego aresztowania.
Warto jednak mocno podkreślić, że tradycyjny urlop wypoczynkowy nie stanowi negatywnej przesłanki. On po prostu na czas choroby przestaje istnieć, ustępując miejsca zwolnieniu lekarskiemu.
Zagraniczne e-ZLA – na co uważać?
W dobie pracy zdalnej i zagranicznych wyjazdów coraz częstszą praktyką jest dostarczanie zwolnień lekarskich wystawionych poza granicami Polski. W przypadku krajów członkowskich UE, EOG czy Szwajcarii, krajowe przepisy w pełni honorują zagraniczne zaświadczenie lekarskie. Dokument musi zawierać mianowicie nazwę zagranicznego zakładu leczniczego, nazwisko lekarza oraz daty niezdolności. Stanowi on zatem pełnoprawną podstawę do przerwania urlopu oraz wypłaty świadczeń.
Wdrożenie procedury poprawnego przeliczenia i zakwalifikowania takiego dokumentu bywa jednak sporym wyzwaniem technicznym. W codziennej obsłudze kadrowo-płacowej firm w naszym lubelskim Biurze Rachunkowym PIKIF kładziemy ogromny nacisk na dokładną weryfikację takich niestandardowych zwolnień. Błędne zaewidencjonowanie zagranicznego e-ZLA lub pomyłka w ustaleniu okresu 33 dni wynagrodzenia chorobowego mogą skutkować poważnymi nieprawidłowościami. Dlatego też systemy ZUS natychmiast odrzucą wadliwe deklaracje rozliczeniowe, co wymusi kłopotliwe korygowanie list płac.
Podsumowanie
Choroba w trakcie urlopu wypoczynkowego automatycznie zamienia dni wolne na dni chorobowe. Takie rozwiązanie bez wątpienia chroni prawo pracownika do regeneracji w późniejszym terminie. Dla pracodawcy oznacza to jednocześnie konieczność natychmiastowego zweryfikowania okresu zasiłkowego i właściwego naliczenia świadczeń. Najpierw musisz wypłacić wynagrodzenie chorobowe, a w dalszej kolejności zasiłek z ZUS. Precyzyjne zasady tego procesu określa mianowicie Ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, zatem rygorystyczne pilnowanie przepisów stanowi podstawę bezpiecznego zarządzania kadrami.
