Rozwiązanie umowy a kara porządkowa w aktach osobowych. Czy zawiadomienie znika automatycznie?
Rozstanie z pracownikiem, zwłaszcza za porozumieniem stron, często wydaje się zamykać wszelkie przeszłe spory. Co jednak w sytuacji, gdy szef nałożył wcześniej na podwładnego karę porządkową, na przykład upomnienie lub naganę? Stosunek pracy kończy się jednocześnie przed upływem roku od tego nieprzyjemnego zdarzenia. Czy pracodawca ma prawny obowiązek usunąć odpis zawiadomienia o ukaraniu z akt osobowych w dniu odejścia zatrudnionej osoby?
Sprawa ta budzi w kadrach wiele poważnych wątpliwości. Przepisy Kodeksu pracy jasno określają jednak zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej. W konsekwencji błędne wyczyszczenie teczki przed czasem narazi firmę na zarzut nielegalnego niszczenia dokumentów kadrowych.
Na szczęście sztywne reguły prawa pracy pozwalają na bezbłędne zarządzanie dokumentacją. Przede wszystkim wszystkie kluczowe ramy prawne nakłada Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
Kiedy kara porządkowa ulega zatarciu?
Zgodnie z art. 108–112 Kodeksu pracy, pracodawca ma pełne prawo stosować kary porządkowe za nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy. Upomnienie lub nagana grozi jednocześnie za łamanie przepisów BHP czy przeciwpożarowych. Odpis takiego oficjalnego zawiadomienia trafia bezpośrednio do części D akt osobowych.
Przepisy przewidują jednak specjalny mechanizm tak zwanego zatarcia kary. Jak wskazuje art. 113 § 1 K.p., karę uważa się za niebyłą po roku nienagannej pracy. Urzędnicy nakazują zatem usunięcie odpisu zawiadomienia o ukaraniu z akt osobowych dokładnie po upływie tego terminu. Kluczowy pozostaje tutaj czas. Musi mianowicie minąć pełny rok od momentu nałożenia kary, aby kadry mogły legalnie wyciągnąć dokument z teczki pracownika.
Rozwiązanie umowy przed upływem roku – co z aktami?
Pracownicy często wychodzą z założenia, że rozwiązanie umowy „czyści kartotekę”. Oczekują mianowicie, że w dniu odejścia z firmy zawiadomienie zniknie z dokumentacji. Nic bardziej mylnego.
Jeśli umowa o pracę rozwiąże się przed upływem rocznego terminu przewidzianego w art. 113 K.p., pracodawca nie ma podstaw do niszczenia pism. Przepisy nie wiążą zatem momentu zniszczenia dokumentu z faktem ustania stosunku pracy. Ustawa nakazuje jednocześnie czekanie na upływ roku nienagannej pracy.
Istnieje tylko jeden wyraźny wyjątek od tej reguły. Pracodawca może usunąć odpis zawiadomienia wcześniej z własnej inicjatywy. Decyzję taką szef podejmuje zatem samodzielnie lub na wniosek zakładowej organizacji związkowej, która reprezentuje pracownika. Jeśli jednak przełożony nie wykaże takiej dobrej woli, dokument pozostaje w aktach na stałe. Dlatego też były pracownik nie może wymusić na kadrach usunięcia nagany w dniu odbioru świadectwa pracy.
Spokojna głowa z profesjonalnym wsparciem kadrowym
W codziennej praktyce kadrowej prawidłowe prowadzenie dokumentacji i pilnowanie tych specyficznych terminów bywa sporym wyzwaniem. W naszym lubelskim Biurze Rachunkowym PIKIF skrupulatnie prowadzimy akta osobowe i monitorujemy daty zatarcia kar porządkowych. Wiemy, że błędy w części D teczek pracowniczych stanowią częsty punkt zapalny podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). W rezultacie powierzając nam obsługę kadrowo-płacową, zyskujesz całkowitą pewność i bezpieczeństwo. Twoje dokumenty zawsze idealnie spełniają restrykcyjne wymogi prawa pracy.
Podsumowanie
Automatyzm w przypadku zatarcia kar porządkowych po prostu nie działa. Dopóki nie minie pełny rok nienagannej pracy, dokument musi pozostać w teczce pracownika. Dzieje się to bez względu na to, czy dana osoba nadal dla nas pracuje, czy już definitywnie odeszła z firmy. Całą tę procedurę restrykcyjnie kontroluje Kodeks pracy, ponieważ prawidłowy porządek w aktach osobowych to fundament bezpiecznego zatrudniania.
